Объяснительная записка является документом, в котором описываются обстоятельства, в связи с которыми было допущено какое-либо нарушение или проступок. Данный документ пишется по желанию провинившегося или по требованию начальства.

Существует достаточно большое количество обстоятельств, при которых пишется объяснительная записка. В данной статье мы расскажем, когда может понадобиться составление подобного документа и рассмотрим правила оформления.

Когда и зачем нужна

Любое нарушение, допущенное в ходе совершения трудовой деятельности, может иметь серьезные последствия, как для работодателя, так и для работника. Если рассматривать последствия для работника, то в большинстве случаев в качестве наказания за допущенное нарушение используется возможность занесения выговора в личное дело. При более серьезном нарушении также может грозить увольнение. Последствия нарушений, допущенных на рабочем месте, могут нанести работодателю серьезный ущерб, который часто заключается не только в материальных затратах, но и в проведении всевозможных проверок.

Написание пояснительной записки позволяет выяснить все обстоятельства допущенного нарушения и определить виновных в этом лиц.

Рассмотрением объяснительных записок обычно занимается руководитель организации руководитель отдела (если организация достаточно крупная). На большинстве предприятий существуют внутренние документы, в которых процесс подачи объяснительной записки имеет определенный порядок.

Что касается написания объяснительной записки, то она должна быть составлена в течение двух дней с момента произошедшего нарушения. Наличие сроков позволяет работодателю принимать определенные меры воздействия на сотрудника, если он допускает нарушения при выполнении своих трудовых обязанностей и не желает объяснить обстоятельства, при которых нарушение было допущено. Если после истечения предусмотренного срока объяснений не последовало, то начальник имеет полное право применить меры взыскания в отношении сотрудника.

Правила написания

Форма объяснительной записки не имеет строгих ограничений, единственным требованием является наличие в документе всей необходимой информации, но перед этим следует рассказать об основных правилах, которые следует соблюдать при оформлении документа.

Допускается составление пояснительного документа как в печатном, так и в рукописном виде. К описанию формулировок следует подойти ответственно. Весь документ должен удовлетворять правилам составления деловых документов, а также не допускается использование оскорблений и нецензурной лексики. Обстоятельства, при которых было совершено нарушение, должно быть описано максимально подробно, и в то же время коротко. Достаточно описать основные моменты. При наличии обстоятельств, повлиявших на совершение проступка, это обязательно следует отразить в объяснительной.

Весь составляемый документ можно разделить на несколько частей:

  • Преамбула;
  • Основная часть;
  • Заключение.

Рассмотрим перечень информации, излагаемой в каждой части, подробнее.

  • Преамбула. Данная часть включает в себя реквизиты организации, с которой у сотрудника заключен трудовой договор. Также указывается лицо, в обязанности которого входит рассмотрение данных документов. В большинстве случаев рассмотрением и вынесением наказания выступает непосредственный начальник сотрудника;
  • Основная часть. В данной части указывается основная информация, касающаяся совершенного нарушения. Описание должно включать только ту информацию, которая связана с нарушением. Также в этом разделе указывается наличие обстоятельств, повлиявших на нарушение трудовых обязанностей. Например: неявка на работу была связана с ухудшением самочувствия и посещением медицинского учреждения;
  • Заключение. Достаточно часто в объяснительной записке прилагаются дополнительные документы, объясняющие нарушение трудовой дисциплины. При наличии таких документов их перечень следует привести в заключительной части документа, после чего работник ставит свою подпись и дату написания документа.

Образцы для разных ситуаций

В зависимости от ситуации объяснительные записки могут быть разных видов и включать в себя различную информацию. Ознакомиться с шаблоном классической объяснительной записки можно внизу.